Sjekkliste: slik booker du artist til firmaevent
Å booke en artist til firmaeventet er enkelt når du vet hva du skal avklare, og stressende når du ikke gjør det. Denne sjekklisten tar deg gjennom alt du bør ha på plass før du signerer: fra dato og lokale til kontrakt og avbestilling.
Dato, tid og sted
Dette er grunnmuren alt annet bygger på. Uten fastsatt dato og en grov tidsplan kan ingen artist gi deg et seriøst tilbud, og de beste datoene forsvinner først.
- Fastsett dato og tidspunkt så tidlig som mulig. Populære datoer, særlig i desember og mai, fylles opp måneder i forveien.
- Avklar arrangementets tidsplan: når kommer gjestene, når serveres middagen, og hvor i programmet skal underholdningen inn?
- Oppgi full adresse og kontaktperson for lokalet.
- Sjekk at datoen ikke kolliderer med andre store hendelser i bedriften.
Gjester og rammer
Jo bedre artisten forstår publikum og rammene, desto bedre blir showet. En tryllekunstner tilpasser både innhold og format etter hvem som sitter i salen, så dette er ikke detaljer, det er arbeidsgrunnlaget.
- Tell opp antall gjester og hva slags publikum det er: ansatte, kunder, partnere eller en blanding.
- Avklar hva slags arrangement det er: julebord, kickoff, jubileum, kundearrangement eller sommerfest.
- Bestem budsjettrammer internt før du ber om tilbud.
- Tenk gjennom om det er noe artisten bør vite: intern humor som bør unngås, sensitive temaer eller spesielle gjester.
Tekniske behov og logistikk
Dette er punktet flest glemmer, og det som skaper mest stress på selve dagen. Tekniske behov varierer enormt mellom artister: en nærtryller trenger ingenting, et sceneshow trenger lyd, lys og riggetid. Avklar det tidlig, så unngår dere overraskelser.
- Spør artisten hva som trengs av teknikk: lyd, lys, sceneplass og strøm.
- Avklar riggetid: når kan artisten komme inn i lokalet før gjestene ankommer?
- Sjekk parkerings- og bæremuligheter hvis artisten har med utstyr.
- Avtal hvem som er artistens kontaktperson under arrangementet, og del telefonnummer begge veier.
Kontrakt, betaling og avbestilling
Profesjonelle artister jobber med skriftlige avtaler. Det beskytter begge parter og fjerner all tvil om hva som er avtalt. Hvis en artist ikke vil gi deg noe skriftlig, er det et varselsignal.
- Be alltid om skriftlig bekreftelse eller kontrakt med dato, sted, tidspunkt, omfang og pris spesifisert.
- Avklar betalingsbetingelser: forskudd, forfall og fakturadresse.
- Les avbestillingsvilkårene før du signerer.
- Lagre all korrespondanse om endringer skriftlig.
Ofte stilte spørsmål
Hvor tidlig bør vi booke artist til firmaeventet?
Så tidlig som mulig. For julebord og vårens arrangementer bør dere regne med flere måneders forsprang.
Hva bør stå i kontrakten?
Dato, sted, tidspunkt, hva artisten skal levere, totalpris, betalingsbetingelser og avbestillingsvilkår.
Hva skjer hvis vi må flytte datoen?
Det avhenger av kontrakten. Mange artister er fleksible hvis ny dato er ledig, men sjekk vilkårene før dere signerer.
Trenger vi å stille med noe teknisk utstyr?
Spør artisten. Avklar dette i god tid, ikke dagen før.
Klar for å booke?
Har dere datoen klar? Fortell oss om arrangementet via bookingssiden, så får dere et konkret tilbud med alt spesifisert.